桐柏县人才交流中心档案管理

（档案转出、接收、查阅、邮寄、申领商调函、人事档案补充材料、

出具涉档证明、年度考核、人事代理单位立户、海外留学人员存档）

一、档案转出须知

提示：在档案转入时，原存档单位未出具相关证明（现实表现证明、婚育证明），未办理人事关系调动手续（行政介绍信、工资介绍信）的，档案转出时，我中心不能出具相应证明、办理人事关系调动手续。根据中组部、人社部、国家发展和改革委员会、财政部、国家档案局《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发【2014】90号）规定，任何个人不得保管本人和他人的档案，不得要求将档案转给非公有制单位和其它不具有人事档案管理资格的中介机构。

1、档案转出有以下三类：

（1）政审、调动的。机关事业单位政审、录用（包括公务员、事业单位工作人员招录）；具有人事档案管理权限的企业单位或人才流动服务机构接收。

（2）普招类毕业生在择业期内改签。如接收单位具有干部人事档案管理资格，可依据新的就业报到证转档；如接收单位不具有人事档案管理资格，应由具有档案管理权限的人才交流服务机构接收档案。

2、所需材料：

（1）调转材料

①调动人员：机关事业单位政审的，应由该单位出具商调函借档；机关事业单位正式录用转出人事档案的，应当提供当地组织、人事部门出具的调动或录用手续；具有人事档案管理权限的企业单位、人才流动服务机构接收档案须出具商调函。

②择业期内毕业生：改签后新的《毕业生就业报到证》原件及复印件。

（2）存档凭证（不慎遗失或未领取的不用提供）。

（3）本人身份证原件及复印件；

（4）除上述材料外，根据不同情况有关人员还须提交以下证明：

①属立户单位存档的，须单位出具同意转出证明或劳动关系变更、解除证明；

②委托他人代办的，须提供本人和代办人双方的身份证原件、复印件。

③档案转出时，在我中心代理的各项业务（如组织关系等）须一并办理转出。

3、办理流程:

（1）办理档案转出前，应将未归档的年度考核（工作鉴定）表、劳动合同、教育培训、职称评定、奖励处罚等材料归档。

（2）经审核符合转出条件的，将第二项所需材料交工作人员对档案进行核对、整理、密封，办理转出登记后，连同《档案转递通知单》一并通过机要交通转递或规定的其它方式转出。严禁个人自带档案转递。

二、档案接收须知

提示：在办理档案接收相关手续过程中，流动人员应诚实守信，不得弄虚作假，提供的材料须真实有效，因提供虚假材料而引发的一切后果，由流动人员负责；根据中组部、人社部、国家发改委、财政部、国家档案局《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发【2014】90号）规定，流动人员人事档案具体由县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构以及经人力资源社会保障部门授权的单位管理，其他单位未经授权不得管理流动人员人事档案。严禁个人保管本人或他人档案。跨地区流动人员的人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理。

1、桐柏县人才交流中心可以接收以下六类档案：

（1）调动人员档案。原单位具有人事档案管理权限，经调动或流动手续转往我县人才交流中心的人事档案。

（2）辞职辞退人员的档案。从机关、事业单位辞职辞退、取消录（聘）用或被开除的的工作人员人事档案；与企事业单位解除或终止劳动（聘用）关系人员的档案。异地单位工作人员辞职辞退的，档案须经当地人才服务机构转接；垂直管理机构工作人员辞职的，参照“调动人员档案”办理。

（3）毕业生档案。高校毕业生及中专毕业生的档案，自费出国留学及其他因私出国（境）人员的档案，可凭学生本人《就业报到证》或个人申请将档案转入我中心。

（4）非公单位就业人员档案。在桐柏县范围内的非公有制企业和社会组织聘用人员的档案；自由职业和灵活就业人员的档案；其他实行社会管理人员的档案。

（5）单纯学籍档案。非普招类毕业生学籍档案、超过择业期仍未办理就业报到证的普招类毕业生学籍档案、归国留学人员档案，此类档案存档时，需审查其学历认证报告书和此前的履历证明、工作鉴定等，情况不明、材料不全的，不予存档。这三类人员，如果此前有参加工作的手续，学籍档案应放回原单位归入本人档案中，不得单独将学籍档案存入我中心。

（6）人才服务机构转入的档案。从具有档案管理权限的人才流动服务机构转入的档案。

2、所需材料：

（1）密封、完整的人事档案或学籍档案；

（2）人事档案应真实、准确、完整、规范，如实反映存档人员的出生日期、教育培训、工作经历、职务任免、职称评审、奖励处罚、政治面貌等基本情况；

（3）调动人员的档案；

（4）档案转递通知单；

（5）以单位名义集中办理的须提供经办人身份证原件和单位接收函，个人自行办理的须提供本人身份证原件。

3、办理流程：

（1）录入信息后，将档案和相关材料一并交工作人员审核。

（2）符合接收条件的，办理存档手续；材料不全的，退回原单位补充材料。

（3）不符合接收条件的，退回并说明原因。

4、有关说明：

根据可接收档案的不同情况，存档人员可选择以下不同转档方式办理存档手续：
（1）原单位具有档案管理权限：持身份证和原单位出具的解聘证明到我中心申领《商调函》；回原单位办理人事档案、人事关系调转手续；凭身份证和原单位出具的干部（工人)介绍信办理存档手续；对于档案主要材料不全或未出具干部（工人)介绍信的档案，存档人员应补齐相关材料后存档；如放弃补充，按照档案单纯保管方式办理存档手续。
（2）辞职辞退人员：①验收辞职辞退材料和人事档案，合格后出具相关证明，并将档案转递通知单回执退原单位；②个人持身份证和辞职辞退文件办理存档手续。

（3）普通院校毕业生：①择业期内普招毕业生持《就业报到证》（开往我中心或我中心的人事代理立户单位）的，我中心按照人事代理方式办理存档手续；②如就业报到证不合要求，毕业生可选择改签后办理或不改签按照档案单纯保管方式办理；③超择业期及未办理就业手续的各类院校毕业生须提供毕业后工作经历证明和工作鉴定、《就业报到证》或学历认证报告办理存档手续。
（4）非公单位就业及其他社会管理人员，提供工作经历证明和工作鉴定，持就业单位委托存档介绍信或个人申请，办理存档手续。

（5）人才服务机构转入：①持本人身份证和人才服务机构出具的存档凭证到省人才中心申领《商调函》；②回当地办理人事档案调转手续；

以上存档，经过档案的完整性、真实性、唯一性审核之后，办理存档手续；档案材料有严重问题的，退回原单位；接近或达到退休年龄的人员经原单位办理退休手续后，档案随养老保险关系转移。

三、申领商调函

提示：根据中组部、人社部、国家发改委、财政部、国家档案局《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发【2014】90号）规定，跨地区流动人员的人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的公共就业和人才服务机构管理。

1、受理范围：

（1）与事业单位解除聘用合同管理人员；

（2）非管理人员和超过择业期派回的普通院校毕业生。

2、申请材料：

（1）提供原单位盖章的解除聘用（劳动）关系证明；

（2）非单位人员，提供原单位所在地县以上政府人社部门人才服务机构的存档凭证或相关证明（律师还须提供省直律师所的签约证明）；

（3）桐柏县户口（身份证或户口本）或与桐柏工作单位签订的劳动合同（工作证明）。

（4）本人身份证原件。

3、办理流程：凭以上申请材料到县人才中心窗口请工作人员出具《商调函》。

四、人事档案补充材料

提示：送交归档材料，必须内容真实、文字清楚、对象明确；个人不便送达的，可以邮寄，但要注明档案编号。省人才中心拒收伪造、涂改的材料。因提供虚假材料而引起的后果，由当事人承担。

1、受理范围：档案托管在我中心的存档人员。

2、常见归档材料：

存档期间，存档人员在工作、学习等方面如形成以下新的档案类材料，请注意收集并及时送交我县人才中心鉴别、整理、归档：

（1）工作及职务变动或劳动关系变更时，原单位出具的工作鉴定或人事变动材料；

（2）年度考核、年终总结工作中形成的年度考核登记表或德才表现材料；

（3）加入中国共产党、共青团、民主党派形成的申请书、志愿书、转正申请书、政审材料等；

（4）经国家学历主管部门认证的各类学历材料（包括考生登记表、学习成绩单、毕业生登记表、学位证明书、学历认证报告等）；

（5）参加职称考试或评审（认定）形成的专业技术资格考试合格人员登记表、初聘专业技术职务呈报表、专业技术职务任职资格评审表等；

（6）通过政府人社（人事）部门办理的聘用干部审批表、招收合同制工人备案（审批）表、非普通高等教育毕业生就业推荐表、非普通高等教育毕业生工作介绍信等；

（7）在日常人力资源管理工作中形成的其他材料，如：干部任免表、出国人员政审表、聘用（劳动）合同书、辞职申请表、辞退审批文件、奖励或处分材料、婚育情况证明、更改姓名、出生日期材料等；

（8）个人联系电话、通信地址等信息的变动情况。
3、办理流程:

（1）持存档凭证（身份证原件）和档案补充材料到我中心审核；

（2）补充材料符合归档范围的登记后归档。

4、有关说明：

送交归档材料，必须内容真实、文字清楚、对象明确；我中心拒收伪造、涂改的归档材料。因提供虚假材料而引起的后果，由本人承担。

五、出具涉档证明

1、受理范围：

档案在我中心管理，因入党、考研、报考公务员、调动工作、求职择业等原因，要求出具有关证明材料的人员。

2、所需材料：

（1）存档凭证；（2）本人身份证；（3）相关证明材料。

3、办理流程：

（1）存档、学历、工龄、身份、非公职类证明：

①出示存档凭证、身份证和相关证明材料，提交索要证明材料单位的函件或由经办人说明索要证明的理由。

②工作人员按照有关规定，依据本人档案实际记载和有关材料出具相应的书面证明。

（2）现实表现类证明：

①出示存档凭证、身份证、索要证明材料单位的函件，提交当事人现工作单位或居住地基层组织提供的鉴定证明材料。

②我中心根据有关材料，对当事人现实表现情况进行核实，并依据本人档案实际记载出具书面证明材料。

(3)档案中无记载的，应补齐相关材料。

4、有关说明：涉档证明需依据本人档案实际记载出具。

六、档案查阅须知

提示：查阅人事档案的单位需派至少2名中共党员进行查阅；任何个人不得查阅本人及其直系亲属的档案；查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤销档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

1、受理范围：

（1）公安、检察、法院、司法等国家机关或公证机构，因侦查、审理或公证需要查阅有关人员档案；

（2）设立党委的机关、企事业单位因考察、任免、聘任、调动、入党、出国等事由需要查阅有关人员档案；

（3）用人单位因工作需要查阅本单位员工档案。

2、受理材料：

（1）单位查档介绍信（必须申明查档人姓名、人数、政治面貌；被查阅人姓名和查档理由）；

（2）查档人员身份证或工作证复印件（验原件）。

3、办理流程：

（1）提交单位查档介绍信、出示查档人身份证或工作证；符合阅档规定的，办理查阅审批手续；不符合阅档规定的，仅可依据档案向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。

（2）档案管理人员对查阅单位摘抄的有关内容与档案进行认真核对，无误后注明“材料摘（出）自本人档案”，并加盖我中心人事代理专用章。

（3）查阅完毕，档案管理人员对档案进行清点核对，确认无失散、无损坏后送回档案室。

（4）查阅人员在查阅人事档案登记表上登记、签字。

七、邮寄档案（函件）查询、办理流程

有关说明:

（1）对于邮寄的档案，符合接收条件的，办理存档手续；不符合接收条件的，档案退回原单位或出具《补充材料通知单》补齐材料后办理存档手续。

（2）对于邮寄的《调档函》，办理档案转出可由本人亲属携带亲属身份证复印件及原件和本人身份证复印件，经工作人员核对身份证号一致后，由其亲属签字承诺后方可办理调档。

八、年度考核

1、受理范围：

档案在我中心管理的在职人员（已退休人员除外）。

2、所需材料：

（1）存档凭证或身份证原件；

（2）经单位盖章确定考核等次意见的年度考核表。

3、办理流程：

（1）持存档凭证到我中心领取《年度考核登记表》；

（2）被考核人进行个人总结，填写《年度考核登记表》；

（3）单位根据被考核人的总结和平时表现确定考核等次意见，并在《年度考核登记表》上加盖单位印章；

(4)将《年度考核登记表》送交我中心审核归档。

4、有关说明：

（1）考核结果分为优秀、称职（合格）、基本称职（合格）、不称职（合格）四个等次。

(2)考核等次由用人单位审核确定并加盖印章。

九、人事代理单位立户须知

1、档案管理单位立户范围：

县内各类企事业单位、社会团体、各类非公有制经济组织等。

2、所需材料：

（1）单位营业执照副本（事业单位法人登记证书或政府部门核准执业的有效公文)原件、复印件（加盖单位公章）；

（2）经办人（单位负责人事管理的人员）身份证原件和复印件（加盖单位公章）；

3、办理流程：

（1）凭以上材料到人才中心领取“存档单位立户申请表”、“存档单位立户合同书”（一式两份）,填写并盖章后交我中心；

（2）经审核符合政策规定、手续完备、材料齐全的，办理立户登记。我中心与立户单位签订存档单位立户合同书，确立人事代理关系。

4、有关说明：

立户单位合同期满终止后需重新签订的，用人单位须提交原合同和单位营业执照副本原件。县人才中心核实存档情况和合同履约情况后，办理合同续签手续。

十、海外留学人员存档

1、受理范围:

回国后暂未就业的海外留学人才；自主创业的海外留学人才；工作单位不具有人事档案管理权的海外留学人才；其他海外留学人才。

2、所需材料:

（1）我国驻外使馆教育处出具的《留学回国人员证明》复印件(验原件)；

（2）教育部出具的《国外学历学位认证书》复印件(验原件)；

（3）国外学历、学位证书复印件（验原件）及中文翻译件原件(须由有资质的翻译机构进行翻译，并加盖翻译业务专用章，个人翻译无效)；

（4）国外成绩单（研究证明）原件及中文翻译件原件(须由有资质的翻译机构进行翻译，并加盖翻译业务专用章，个人翻译无效)；

（5）出国时已办理了辞职、离职等解除公职手续的,还须提供出国前的原人事档案材料；出国前未就业，但已取得大、中专以上学历的，还须提供国内大、中专以上学籍档案材料。

3、办理流程：

(1)预录入信息后，档案和相关材料一并交工作人员。工作人员核查档案各类材料是否齐全、真实，有无缺件、错装、擅自涂改等情况。

(2)符合接收条件的，办理存档手续并发给存档凭证。

（3)不符合接收条件的，退回并说明原因。

4、有关说明：

（1）出国前未就业或出国时办理了解除公职手续的海外留学人才，可持以上所需材料到我中心，按档案单纯保管方式办理有关手续。

（2）根据豫政办【2011】88号文规定，来豫工作的海外留学人才办理单纯存档手续后，可凭国外学历认证书、留学回国人员证明、用人单位接收函、档案保管证明、身份证等材料，到省留学回国人员与专家服务中心办理《海外留学人才来豫工作就业报到证》，完善就业手续。

（3）出国前，档案已在具有档案管理权限的单位存放，留学回国后，应及时将取得的材料（按第二项所需材料）进行合并归档。如需转入我中心，参考《档案接收》。

（4）海外留学人才办理就业后，除学历、学位证书原件个人保存外，其他材料原件均应送交我中心归档。

桐柏县人才交流中心地址：盘古大道与工业路交叉口东400米市民之家2楼

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